Pembuatan Tabel dan Relasi antar Tabel

Pembuatan Tabel dan Relasi antar Tabel

1.1. Pembuatan Database

Definisi dari database adalah suatu tempat untuk menyimpan data-data yang saling berelasi satu sama lain.  Database terdiri dari tabel-tabel. Antar tabel dalam database saling berhubungan atau berelasi. Dalam Access, ada 3 (tiga) cara untuk membuat database (gambar 1.1) :

1.         Membuat database baru Membuat database sendiri, mengisinya dengan tabel-tabel, dan komponen lain yang didefinisikan sendiri. Pilihan yang digunakan adalah : Blank Access database

2.         Menggunakan database wizard Artinya menggunakan database yang sudah dirancang oleh Access. Kita tinggal memakai dan memodifikasinya. Pilihan yang digunakan adalah : Access database wizard, pages and projects.

3.         Menggunakan database yang sudah pernah dibuat Pilihan yang digunakan adalah : Open an existing file

 

 

1.2. Menggunakan database wizard

Pada pilihan pembuatan database (seperti pada gambar 1.1.) pilih : Access database wizard, pages and projects. Kemudian klik tombol OK. Akan muncul tampilan seperti pada gambar berikut berikut :

 

Pilih salah satu pilihan Database wizard yang tersedia, misal pilih Expenses, kemudian klik OK. Akan ditanyakan nama file dari database yang dibuat (gambar 1.3) :

 

Tampilan berikutnya memberi penjelasan, database expenses ini digunakan untuk menyimpan informasi tentang penggajian karyawan.

 

Tampilan berikutnya berisi tabel-tabel beserta fieldsnya yang terdapat dalam database expenses (gambar 1.5).  Kita bisa memilih fields apa saja yang akan dimasukkan pada tiap tabel yang ada. Setelah itu, klik tombol Next.

 

Tampilan berikutnya adalah pilihan tampilan (gambar 1.6) pada form yang ada pada database expenses. Setelah memilih, klik tombol Next.

 

Tampilan berikutnya adalah pilihan tampilan (gambar 1.6) untuk report (laporan) yang terdapat pada database expenses.  Setelah memilih, klik tombol Next.

 

Setelah itu akan anda akan diminta untuk mengisi memberi nama judul untuk database yang dibuat (gambar 1.7). Misal isi judulnya dengan : Data Pengeluaran. Jika akan disertakan gambar untuk semua report yang dibuat, klik tanda check pada : Yes, I’d like to include a picture. Klik tombol Picture untuk memilih file gambar.

 

Terakhir klik tombol Finish (gambar 1.8), untuk mengakhiri.

 

Setelah itu, beberapa saat Access memproses pilihan-pilihan yang sudah anda tentukan pada saat pembuatan database wizard.  Dan akhirnya muncul tampilan seperti pada gambar berikut :

 

Jendela Main Switchboard adalah jendela utama untuk menjalankan fungsi-fungsi yang sudah didefinisikan dalam Access.  Berlatihlah untuk menggunakan pilihan-pilihan yang disediakan.  Akhiri dengan pilihan Exit this database untuk keluar dari jendela Main Switchboard. Setelah anda mengklik pilihan Exit this database, tampilan pada Access akan kosong (tidak ada database yang dibuka atau diaktifkan).

 

1.3. Menggunakan database yang sudah pernah dibuat

Database yang sudah pernah dibuat sebelumnya dengan menggunakan wizard yaitu Expense1, akan dibuka dengan cara menekan tombol Alt-F, kemudian arahkan mouse ke nama database lalu klik atau sesuai dengan tampilan yang ada pada gambar tekan angka 1 pada keyboard untuk memilih file expenses1

 

Kemudian klik maximize pada jendela expenses1 yang terletak di sebelah kiri bawah :

 

Gambar 1.11. : Membuka jendela expenses1

Setelah itu akan muncul tampilan seperti pada gambar 1.12. Terdapat beberapa objects yang bisa dipilih, diantaranya: Tables,Queries,Forms,Reports, dll

 

Pilih form Expense Categories pada Objects Forms, kemudian klik icon Design (gambar 1.13).

 

Setelah itu, dari sini (gambar 1.14), kita bisa memodifikasi form untuk Expense Categories.

 

Berlatihlah untuk memodifikasi object-object yang ada seperti form, report, dan yang lainnya, dengan cara melakukan perubahan kemudian melihat hasilnya.

 

1.4. Membuat Database baru

Untuk membuat database baru dalam Access dapat dilakukan dengan cara memilih Blank Access Database pada saat kita pertama kali menjalankan Access, atau menekan tombol File -> New (gambar 1.15)

 

Klik tombol OK, kemudian beri nama database yang akan dibuat (gambar 1.16), beri nama karyawan, kemudian klik tombol Create.

 

Setelah ini, kita akan mengisi database yang masih kosong dengan tabel­tabel yang didefinisikan sendiri, dan komponen lainnya.

 

1.5. Pembuatan Tabel

Untuk membuat tabel yang akan diisikan ke dalam database baru yang masih kosong, pilih object tables, kemudian klik icon New.

 

Setelah icon New diklik, muncul jendela untuk memilih tabel baru yang akan dibuat. Pilih Design View (gambar 1.18), kemudian klik OK.

 

Tabel terdiri dari field-field.  Tiap field menyimpan satu informasi tertentu tentang tabel. Misal tabel karyawan terdiri dari field nomer induk karyawan, nama karyawan, dll. Untuk memberi nama field pada Access, tidak diperbolehkan menggunakan spasi. Sebagai ganti gunakan garis bawah (_), atau gunakan nama yang singkat dan jelas untuk setiap field yang diisikan.  Pada gambar 1.19, setelah memberi nama field, kita tentukan tipe data dari field. Pada bagian bawah yaitu properties, kita tentukan ukuran (size) dari field yang dibuat.

 

Buat 4 (empat) buah tabel, yaitu tabel Karyawan, tabel Departemen, tabel Absensi, dan tabel Gaji.

Struktur data pada tiap tabel adalah sebagai berikut :

  1. 1. Tabel Karyawan
  2. 2. Tabel Departemen
  3. 3. Tabel Absensi
  4. 4. Tabel Gaji

 

Nama field Tipe data

 

Ukuran
KaryawanID Text 10

 

NamaKary Text

 

30
DeptID Text

 

2
Alamat Text

 

50
Kota Text

 

20
Jenis Text

 

1
Status Yes/no

 

1
Pendidikan Text

 

1

 

Nama field Tipe data Ukuran
DeptID Text 2
NamaDept Text 30

 

Nama field Tipe data Ukuran
AbsenID Autonumber -
KaryawanID Text 10
Hadir Yes/no 1
JamDatang Date/time -
JamPulang Date/time -
Tanggal Date/time -

 

Nama field Tipe data Ukuran
GajiID Autonumber -
KaryawanID Text 10
GajiPokok Number -

 

 

1.6. Membuat Primary Key pada Tabel

Setiap tabel memiliki primary key. Primary key artinya field yang bisa mengidentifikasi setiap informasi yang ada pada tabel. Misal pada tabel karyawan, primary key-nya adalah nomer induk karyawan atau KaryawanID, ini karena setiap karyawan memiliki nomer induk yang unik dan tidak sama dengan karyawan yang lain.

Untuk membuat primary key pada tabel Karyawan, klik pada kotak sebelah kiri KaryawanID, sehingga field tersebut tersorot, seperti tampak pada gambar 1.20. Kemudian setelah itu klik pada icon kunci (lihat gambar).

Primary key

 

Field DeptID yang terdapat pada tabel Karyawan merupakan primary key pada tabel Departemen, berarti terdapat relasi antara tabel Karya wan dan tabel Departemen yang dihubungkan oleh field DeptID. Field DeptID pada tabel Karyawan disebut dengan istilah foreign key karena field tersebut merupakan primary key dari tabel yang lain.

 

1.7. Membuat Relasi antar Tabel

Dengan terdapatnya hubungan antar tabel dalam satu Database, maka kita perlu merelasikan tabel-tabel tersebut.  Hal yang perlu diperhatikan pada relasi antar tabel adalah penentuan tabel parent dan tabel child. Tabel parent merupakan tabel induk, sedangkan tabel child merupakan tabel anak.  Satu informasi atau satu record dalam tabel parent dapat digunakan oleh beberapa record dalam tabel child. Misal suatu informasi dalam tabel Departemen yaitu nama departemen “IT” dengan kode departemen “10” dapat berisi beberapa record karyawan yang tersimpan dalam tabel Karyawan. Dalam hal ini tabel Departemen merupakan tabel parent dan tabel Karyawan merupakan tabel child.

Untuk merelasikan antar tabel, pada Menu pilih Tools -> Relationships , seperti yang ada pada gambar 1.21.

 

Setelah itu pilih tabel yang akan direlasikan (gambar 1.21), sorot nama tabel satu persatu sambil ditekan tombol Add.

 

Untuk merelasikan tabel, click and drag dari suatu field pada tabel child ke field yang sama pada tabel parent. Misal click pada field DeptID pada tabel Karyawan dan drag menuju ke field DeptID pada tabel Departemen.

Pilihan untuk Relasi ditandai dengan Enforce Referential Integrity. Terdapat dua pilihan pada Enforce Referential Integrity (gambar 1.22), yaitu :

.                        Cascade delete related records

.                        Cascade update related records

 

 

Dengan pilihan cascade dele te related records, jika salah satu record dalam tabel parent dihapus, misal satu record pada tabel Departemen dengan DeptID=”10” dan NamaDept=”IT”, sedangkan departemen tersebut mempunyai beberapa karyawan yang recordnya tersimpan di tabel Karyawan, maka otomatis record yang berelasi di tabel child yaitu tabel Karyawan akan dihapus. Sedangkan pilihan cascade update related records berarti perubahan record pada tabel parent, secara otomatis akan mengakibatkan perubahan yang sama pada tabel child.

Setelah direlasikan, tabel-tabel yang ada pada database siap untuk diisi dengan data. Isi dengan beberapa data pada tiap tabel.

 

 

SUMBER FROM :

 

blog.poltek-malang.ac.id/…/20090610-

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s